7月14日，垣曲县老年人体育协会与县教育体育局联合召开办公会议，专题研究并部署“八八全民健身节”系列活动相关事宜。
会上，县教育体育局体育股股长申旭东详细通报了该局关于“八八全民健身节”系列活动的总体规划，明确了县老体协参与活动的具体要求与内容。对此，县老体协主席郭俊表示，老体协将责无旁贷，全力配合各项安排。经与会人员共同讨论，最终确定由县老体协于7月31日、8月1日、8月2日三个晚上，承办两场广场舞晚会和一场戏曲晚会。
为保障活动圆满举办，县老体协专门成立“八八全民健身节”系列活动领导小组，由县老体协副主席兼秘书长任爱武担任组长，常务副秘书长赵国强、副秘书长晋素琴任副组长，办公室主任薛永林及副主任王福生、杨公明，舞蹈教练台海霞等为组员，具体负责活动筹备组织等工作。
会议最后，县老体协主席郭俊就活动筹备提出三点要求：一是要高度重视、严密组织，确保各项环节有序推进；二是要立即着手、及早准备，扎实做好前期各项保障；三是要抓好排练、打磨细节，全力提升节目质量，保障晚会顺利举行。